Цифровые манеры: как общаться с коллегами в онлайне
Этика виртуального общения появилась не три года назад, когда коронавирус «загнал» многих домой и заставил перенести работу в онлайн. Она возникла намного раньше, вместе с самим интернетом, и всё это время меняется, отвечая типу общественного сознания и получая разные имена.
Новые традиции диктует сама жизнь и её переменчивость. Появляются всё более современные форматы связи, а за ними — и новые нормы нашего взаимодействия. Да, сейчас мы знаем, как вести беседу в мессенджере с кем бы то ни было, но ещё 10 лет назад мы умели обмениваться только эсэмэсками. Это говорит о том, что цифровая этика следует за техническим прогрессом и процесс её развития продолжается.
При этом какие-то её нормы всё же остаются в статике, так как во многом совпадают с пунктами экологичного общения в офлайне. Ведь в центре любой коммуникации - человек, и не важно, сидит ли он на соседнем стуле или за тысячи километров смотрит на тебя через экран ноутбука. Субординация, которую мы соблюдаем с коллегами в жизни, неотделима от той, что необходимо сохранять и в интернет-коммуникациях.
Правил не так уж много, но для каждого способа цифрового контакта они свои. И если в новой реальности мы чаще всего «слышим» друг друга в сети, лучше всего, чтобы наши послания не были искажены и не причиняли собеседнику дискомфорт. Раз в детстве нас учат держать нож и вилку в нужной руке, говорить «спасибо/пожалуйста» и уступать место старшим в транспорте, то почему нельзя освоить и кибервежливость? Ей тоже учатся.
Законы письменности
Иными словами — советы, как вести рабочее общение в мессенджерах. Кажется, что нам не нужна инструкция, чтобы переписываться в мессенджерах, — мы так часто это делаем, что всё работает на уровне мышечной памяти. Но если в личных переписках всё просто и понятно, то в деловых — обязательных моментов всё же больше.
Раньше такой совет показался бы странным, но сейчас сотрудники одной компании могут быть разбросаны по разным странам, график работы всё больше гибкий и индивидуальный. Отправляя сообщение, не забудьте убедиться, что у адресата не глубокая ночь. Если всё же вам нужно сделать это прямо сейчас, воспользуйтесь функцией отложенной отправки или доставки без звука.
Кстати, подсказкой, готов ли человек обсуждать насущные дела в эту минуту, может служить его статус в Сети. Обращайте на него внимание, и, к слову, сами не пренебрегайте таким маячком для коллег.
Постарайтесь описать задачу или вопрос за одно отправление, не дробя его на несколько маленьких сообщений, которые вы шлёте друг за другом, в противном случае это доставит адресату неудобства.
Да, в некоторых случаях они действительно выручают — если нужно быстро или подробно что-то объяснить. Если без голоса никак, сначала спросите, будет ли коллеге комфортно послушать аудио. Да? Излагайте кратко и по делу. И не забывайте: град голосовых не только в корпоративной, но и любой другой переписке оценивается в 9 баллов из 10 по шкале «Раздражает».
Язык и принятая манера общения в каждой компании свои. Где-то придерживаются строго официальных правил, в других организациях считают это архаикой и практикуют более разговорный, расслабленный тон.
Необязательно превращать мессенджеры в деловую корреспонденцию, можно пользоваться современными оборотами, но не злоупотреблять. Хотя миллениалы и зумеры всё же ценят разговоры в онлайне именно за неформальность.
В сети настроение не всегда «считывается», поэтому пишите и изъясняйтесь так, чтобы вас поняли однозначно. И не экономьте на знаках!
Если не можете ответить сразу, обозначьте, что вы прочитали и вернётесь с информацией чуть позже. Или уберите отметку о прочтении, чтобы не заставлять человека на том конце гадать, почему вы молчите, хотя точно видели послание. Так вы сможете просмотреть сообщение сразу, а ответить тогда, когда будет время или вы будете готовы.
Законы коллективного сознательного
Речь пойдёт про рабочие чаты. Все предыдущие пункты можно и нужно применить и к ним, добавив ещё немного важного:
В корпоративных чатах пишите только по делу — они существуют для координационных и организационных моментов команды и помогают сонастроиться в работе, если вы не в одном офисе. Фото удавшегося шашлыка и семьи на отдыхе приберегите для групп с друзьями или для другого чата с коллегами, созданного как раз для оффтоп-тем и приятного трёпа.
Даже если он разрывается. Иначе рискуете пропустить что-то важное. А вот в выходной, наоборот, выключите звук. И вообще, договоритесь с сослуживцами, что не беспокоите друг друга в это время. Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью.
Если у вас вопрос к конкретному человеку и обсудить его вы сможете вдвоём, «уйдите» в «личку». Не стоит заставлять коллег каждый раз вздрагивать от сообщений, которые не касаются их самих и их функций, но отвлекают.
Когда вы предлагаете или спрашиваете что-то у определённого участника рабочего чата, но хотите, чтобы и другие были в курсе, просто тегните его, чтобы он быстрее увидел сообщение.
Законы переговоров
Как бы некоторым интровертам ни хотелось, уместить все рабочие процессы и коммуникации только в сообщения и электронные письма не выйдет. Иногда продуктивнее позвонить, чем расписывать, — это сэкономит всем время и упростит понимание. Как быть, если звонить по работе коллеге, заказчику или партнёру нужно вам?
Уточните, в каком формате собеседнику будет комфортно говорить: по аудио- или видеозвонку, в мессенджере или каком-то другом приложении.
С учётом пожеланий собеседника и в пределах рабочего дня. Хотя если вам обоим удобно созвониться до его начала или уже после, тоже ничего.
Даже если дело срочное, сначала отправьте предупредительное сообщение.
Видеозвонки — отдельная глава цифровой предупредительности. Онлайн-планёрки давно стали частью рутины многих компаний, но любят их не все. Некоторым всё ещё тревожно: как они и всё вокруг них выглядит на экране. Именно поэтому лучше всего отвести в доме специальное место, где всё располагает к совещаниям с картинкой: хороший свет, гармоничный интерьер и тишина. И да: подобное стеснение точно не повод, чтобы не включать камеру вообще. Ведь иногда чёрный экран вместо живого человека может задеть коллег.
Ещё один совет: относитесь к рабочим видеосозвонам так же, как к любым деловым встречам. Не выходите в «эфир», едва проснувшись, в пижаме или старой растянутой майке. Знаем, что иногда хоум-офис в этом плане сильно расслабляет, но всё же уделите внимание внешнему виду — коллегам будет приятно видеть вас свежим, да и вы сами будете чувствовать себя увереннее.
Когда вы понимаете, что фоновый шум может сильно резонировать и вклиниваться в беседу, отключите микрофон и включайте его тогда, когда нужно вставить реплику. И, конечно, не занимайтесь параллельными делами во время видеозвонка. Осознавайте, что сейчас вы на работе, пусть физически и в любимом домашнем кресле.
Если этикет в традиционном смысле достался нам «по наследству», то над тактом в онлайне мы работаем сами, прямо сейчас. Впрочем, ничего не стоит на месте, и общество меняется постоянно — иногда глобально, иногда не так очевидно, но всё же меняется. Пожалуй, чтобы быть вежливым и приятным в общении в таком ритме жизни, достаточно и правда просто оставаться чутким и внимательным ко времени и ресурсам другого. Скрестим пальцы, чтобы эта настройка присутствовала в каждом.
